Ipari-kereskedelmi nyilvántartó rendszerrel nem rendelkezünk, de a szükséges adatok elektronikus formában rendelkezésre állnak, az átalakításuk/migrálásuk az elvárások szerint átalakíthatók.

Az adatmigráció folyamatában elsősorban a jelenlegi szoftvereink fejlesztőinek közreműködését kívánjuk igénybe venni, mivel ők ismerik legjobban a saját rendszereik adatbázisait és az előzetes tájékozódás alapján kellő tapasztalattal rendelkeznek a feladat végrehajtásához.

A projekt része a vonatkozó szabályzatok módosítása. Az iratkezelési szabályzatot többször felülvizsgáltuk, az aktuális verziót mindig hivatalunk alkalmazottja készítette, ez jelen esetben is így fog történni. Az informatikai biztonsági szabályzat felülvizsgálatát, átalakítását, az ASP rendszerhez történő igazítását külsős, megfelelő tapasztalattal és jogosultságokkal rendelkező személyre/vállalkozásra kívánjuk bízni. Szükség van ezen kívül pénzügyi szabályzatok módosítására is, melyet hivatalunk kollégái el tudnak végezni.

A tesztelés, élesítés folyamata hivatalunk köztisztviselőinek feladata lesz, ehhez megfelelő terv készül annak érdekében, hogy az átállás minél kevesebb zökkenővel jöjjön létre és az új rendszerben elérhető legyen minden lehetséges/szükséges adat, a jogosultságok helyesen, a szabályzatoknak megfelelően legyenek kiosztva. A nagyobb létszámú csoportoknak helyi oktatást is tervezünk tartani annak érdekében, hogy a váltás minél gördülékenyebb legyen.

Hivatalunk eddig az elektronikus ügyintézést csak olyan szinten támogatta, hogy az általunk használt és befogadott űrlapok letölthetők a város honlapjáról, de elektronikusan kitölteni és benyújtani nem lehetett ezeket. Pár éve volt egy próbálkozásunk helyi adókkal kapcsolatos űrlapok kialakítására, illetve azóta az ÁNYK rendszerben néhány kötelező űrlapot létrehoztunk, ezért van tapasztalat a szerkesztéssel kapcsolatban. Az ASP rendszer vonatkozó modulját használni szeretnénk, a nem túl nagy gyakorlat miatt csak az egyszerűbb űrlapokat készítjük el hivatalon belül, a bonyolultabbaknál külső segítséget veszünk igénybe.

Az oktatásokon történő részvétel elemi érdeke minden felhasználónak, ezért a lehető legnagyobb létszámban kívánnak rajta részt venni az ASP rendszert a jövőben használó kollégák.

A kötelező tájékoztatást a helyben szokásos módon kívánjuk biztosítani, a város honlapján, helyi információs portálon, helyi rádión, televízión és hirdetőújságon keresztül, elsősorban azért, hogy minél több emberhez eljusson az elektronikus ügyintézés lehetőségének elérhetősége.

Az ASP rendszer jó működése esetén összességében az átállás nagyon hasznos lesz hivatalunk számára, mind technikailag, mind a lakosok számára nyújtott szolgáltatások színvonalában jelentős előrelépést jelentene és reményeink szerint emellett megkönnyítené a kollégák munkáját is.